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Association Culture & Patrimoine Règlement intérieur |
L’article 15 intitulé « RÈGLEMENT INTÉRIEUR » des statuts approuvés par l’Assemblée générale extraordinaire du 17 juillet 2017 stipule :
Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée générale ordinaire. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.
►Chapitre 1 – Fonctionnement du Bureau
Il se réunit périodiquement soit tous les deux mois minimum.
La communication par courriel est privilégiée, au vu de l’éloignement de ses membres. La validation des décisions prises par le Bureau est possible suite à la consultation par voie numérique, tout autant que toute trace des échanges soit archivée par le/la Secrétaire.
Les fonctions des membres du Bureau sont exercées dans le respect de la collégialité associative souhaitée par l’AGO de septembre 2017. Ils exercent leurs responsabilités de fonction en concertation avec les autres membres du bureau.
Le Bureau convoque le CA, les AGE et AGO et rédige leur ordre du jour.
Article 1.1 – Fonctions du/de la Président/e
Il est attentif à la convocation du Bureau, du CA et des AGE et AGO et à la rédaction de leur ordre du jour.
Il anime le Bureau et le CA. Il veille à leur bon fonctionnement et à la libre expression de tous. Sa voix est prépondérante en cas de partage des voix.
Il a la responsabilité de la mise en œuvre de décisions prises par le CA et lui en rend compte. Il présente le rapport moral à l’AGO.
Il pilote l’information et la concertation avec la municipalité, les administrations et les associations communales ou intercommunales, ainsi que les relations avec les collectivités territoriales et les financeurs.
Il a la signature du compte bancaire, de concert avec le trésorier.
Article 1.2 – Fonctions du/de la vice-président/e
Il assiste le président et le remplace en cas d’empêchement, après délibération du Bureau.
Article 1.3 – Fonctions du/de la Trésorier/ère
- Tenue des comptes
- Rédaction du bilan financier
- Rédaction du budget prévisionnel
- Co-préparation des AGE et AGO
- Co-rédaction des demandes de subvention et suivi
- Exécution et suivi des opérations bancaires (paiements, prélèvements, virements)
- Encaissement des cotisations, des dons, des subventions
Article 1.4 – Fonctions du/de la Secrétaire
- Classement et archivage des documents papier et numérisés de l’association
- Suivi administratif (courriers, demandes de subvention…)
- Enregistrement et suivi des adhésions
- Co-préparation des AGE et AGO
- Co-préparation des réunions du CA et du Bureau
- Rédaction des procès-verbaux des AGE et AGO
- Rédaction des comptes rendus des réunions du CA et du Bureau
►Chapitre 2 – Fonctionnement du Conseil d’administration
Le Conseil d’Administration se réunit trois fois par an, et autant de fois que nécessaire sur convocation du/de la Président/e ou à la demande écrite du quart au moins de ses membres, par courrier postal ou électronique.
Certaines consultations pourront être réalisées à distance par liaison téléphonique ou par Internet.
Pour assurer la validité des débats et délibérations, la moitié au moins des membres du Conseil doit être présente ou représentée. Si ce quorum n’est pas atteint, le Conseil est convoqué à nouveau, à une demi-heure au moins d’intervalle, et il peut cette fois, valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Les pouvoirs sont limités à deux (2) par personne présente.
Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple des voix ; en cas de partage, la voix du/la Président/e est prépondérante.
Le Conseil d’Administration crée les commissions et leur donne les moyens qu’il juge nécessaires à l’étude de sujets particuliers ou de projets.
Tout membre du Conseil qui n’a pas été présent ou représenté à trois réunions consécutives, sans avoir fourni de motif d’absence, est considéré d’office comme démissionnaire du Conseil d’Administration.
Si le nombre des membres du Conseil d’Administration, du fait d’une ou plusieurs démissions, devient inférieur à sept, il sera procédé au remplacement obligatoire du ou des membres démissionnaires par la prochaine Assemblée Générale ordinaire, afin de ramener ce nombre au moins aux septmembres prévus dans les statuts.
Le Conseil d’Administration pourra convier à participer à ses travaux, à titre consultatif, toute personne dont la présence peut paraître nécessaire. Cette invitation devra au préalable être validée par le Bureau et notifiée sur l’ordre du jour de la réunion.
Un compte rendu sera rédigé par le/la secrétaire. Il sera authentifié par la signature du/de la Président/e.
Un relevé des décisions sera rédigé par le Bureau et publié sur le site de l’association.
►Chapitre 3 – Communication
Article 3.1 – Messagerie culture.et.patrimoine.tb@gmail.com
Tout membre du CA a accès en lecture à la messagerie.
Tout membre du CA peut l’utiliser en interne vers les autres membres du CA.
Deux membres du Bureau ou bien un membre du Bureau et un membre du CA sont désignés et sont seuls habilités à répondre aux messages venus de l’extérieur et à envoyer des messages sur cette messagerie vers l’extérieur.
Article 3.2 – Communication avec la presse et les institutions
Aucun membre de l’association et même du CA ne peut communiquer avec la presse et les institutions sans en avoir préalablement référé au Bureau et en avoir reçu l’autorisation.
Le logo ne peut être utilisé que sur les documents validés par le Bureau.
Article 3.3 – Onglet sur le site internet de la Mairie de Thorame-Basse
Tout membre du CA et de l’association peut faire part au Bureau de propositions de textes ou d’illustrations, ou de nouvelles rubriques.
Deux membres du Bureau ou bien un membre du Bureau et un membre du CA sont désignés et sont seuls habilités à mettre en ligne les documents textuels ou graphiques validés par le Bureau.
►Chapitre 4 – Engagement des membres
L’association affirmant vouloir œuvrer en clarté, en transparence et en collectif, tous les membres sont invités à participer aux travaux de recherches, à l’élaboration des manifestations, à faire des propositions au Bureau.
La messagerie doit servir à faire converger propositions et comptes rendus de participation.
Le site internet doit rendre compte au plus près des activités de l’association.
►Chapitre 5 – Prise en charge des défraiements
Toutes les fonctions des membres du Conseil d’Administration, Bureau compris, sont gratuites et bénévoles.
Toutefois, tout membre qui accomplit un déplacement, préalablement budgété et validé par le Bureau, peut prétendre à un défraiement de transport (billet de transport collectif ou indemnité kilométrique) après avoir rempli et signé le formulaire « état des frais de déplacement » visé par le/la trésorier/ère.
Tout membre qui est amené à effectuer une dépense (achat de fournitures, paiement de prestation, etc.), préalablement budgétée et validée par le Bureau, peut être remboursée sur la présentation de la facture, établie au nom de Culture & Patrimoine.
Le budget prévisionnel acté en AGO ou validé par le CA comprend une ligne « défraiement » à cet effet.
Approuvé à l’unanimité par le Conseil d’administration du 03 mars 2018
Le Président Le Trésorier,
- A. BRESSON R. CAVERNI